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味噌汁のように生きる

書評レビュー中心の雑記ブログ。仕事術とか健康関連の本を読む事が多いです。

ストレスゼロで目標達成!GTDとPDCAをグルグル回そう!

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どもSANKAKUです。

タスク管理が下手で、いつもいつも
時間を無駄にしていたのですが
GTDとPDCAを覚えてからは毎日ストレス無く
「やりたいこと」をやれるようになりました。

かなり生活が快適になりましたので、
その方法をお伝えできればと思います。

ただ、少々自己流になってますので
GTD初心者の方は一番下にGTDを学べるサイトを
まとめておきましたので、是非御覧ください。

はじめに、GTDとPDCAの違い

どちらも根本的は目標達成、問題解決のためのツールです。
大きな違いといえば

GTDはボトムアップ PDCAはトップダウン

という性質を持っているという事でしょうか。
簡単に言うと
+ ボトムアップは小さなタスクから大きな目的を達成する。
+ トップダウンは大きな目標から小さなタスクをひねり出す。
という感じです。

どちらも良し悪しがあるので
自分のライフスタイルや仕事、問題の性質によって
使い分けていくことになると思います。

では早速やり方をご紹介します。

第一ステップ 「収集」

まずは収集から始まります。

収集とはタスクになるネタを探します。
+ 今抱えている仕事は何か? + 抱えてる問題はないか? + やりたいことはあるか?

といった質問を自分に投げかけ
そこからタスクや目的、目標を探していきます。

頭の中にあるものをすべてメモしていくわけですが、
このメモを貯める場所を「Inbox」と言います。

Inboxとは一時的な入れ物のようなものです。
ここがいっぱいにならないように、
メモしたものは適切に処理していきます。 そのためInbox用のメモツールは
操作性の良いものを選んでください。

ボクはこれをGoogleKeepで行っています。
以前はEvernoteを使っていました。
この辺は個人の好みで。

タスクレベルのメモはそのままタスクリストへ 考えるべきことは後で考える用の
メモツールへ投げ込んでいきます。

考えるべきメモ

タスク以外の考えなければならないメモが出てきた時は
それについて考えます。

  • ダイエットしたい
  • 年収を上げたい

こういったメモは具体性に欠けるので
そのままタスクにはなり得ません。

これを達成するためのタスクを作り出す作業が必要になります。

※コレ以外には全くタスクにならないメモも含まれます。 色々捉え方は個人によって違うと思うのですが
例えば、仕事のアイデアや閃きはタスクにならないこともあります。
そういったものは
Evernoteのノートブックを分けて然るべき場所へ。
ボクはネタ帳用のノートブックを作っています。

思考からタスクを作る

WorkflowyやXmindなどのツールを使います。
アウトライナーやマインドマップといった思考ツールを使ってタスクを作り出します。

  • ダイエットするにはどうすればいいか
    • 食事制限
      • 炭水化物を減らす
      • 野菜を先に食べる
    • 運動
      • 毎日歩く
        • 朝と夕方に合計7000歩歩く
      • 腕立て伏せ

このように、具体的な行動レベルまでどんどん分解していきます。

第二ステップ「タスクを作る」

以上の作業で出来上がったタスクを タスクリストに追加出来る形に分解します。 方法は以下の5点を意識してください。

  • 具体的に
  • 数値化(3回やる)(10分やる)
  • 数値は幅を持たせる(3回より2~5回とか)
  • 出来る限り小さく
  • 条件を設定する
  • 開始するための障害を限りなくゼロに近づける

詳しくは下の記事で。

ここで作ったタスクをTodoistに入れています。

第3ステップ「実行」

後はひたすら実行するのみです。
ただいくつか問題があります。

根性に頼らない

根性に頼らないことです。 開始に根性「やる気」が必要な状態である場合 タスクの設定が間違っているかもしれません。

人間の脳は
やり始めるとやる気がでるように出来ているのですが やり始めるのが大変です。

そのために障害無く開始出来るような
タスク設定になっているかどうか
タスクを見直してください。

小さな目標を達成して「やる気脳をつくる」

小さな目標を達成するとやる気脳が出来てきます。

ドーパミンやエンドルフィンといった
脳の報酬系脳内ホルモンが出るそうなのですが 初めは多少苦しいタスクであっても
続けていくとこなす事が快感になっていきます。

タスクそのものの結果だけでなく 脳も育てると思って楽しんで
タスクをこなしていきましょう。

第四ステップ「軌道修正」

タスクの修正を行います。

  • タスクは正しく実行出来ているか。
  • 数値目標は達成出来ているか。
  • 実行できなかったタスクはないか。
  • 自分の夢や目標とタスクがずれていないか。
  • 無理をしていないか

など一人で会議をします。
ここはとても重要で週に一回。
最低でも月に一度は行ってます。

ここの確認を怠るとズレが生じているのに気づかず
ただ漠然とタスクをこなすだけが目的になってしまいます。

そのためGTDのようなボトムアップ方式では見えない
PDCAのようなトップダウン方式で
目標や夢、達成したい課題などについて
考える時間をとってください。

まとめ

以上がボクのGTD&PDCAの取り組み方です。
GTDをご存知の人は特に目新しくもないですが、 何か参考になれば幸い。

最後に使っているツールをまとめておきます。

Todoist
XMind
WorkFlowy
Evernote
Google Keep

是非GTDを使いこなして
ストレスフリーの生活をしましょう!